Therefore™

  Inteligentní řešení pro správu dokumentů

  • Vyhledávání, třídění a seskupování dokumentů
  • Podpora OCR
  • Prohlížení, odesílání, úprava a tisk
  • Zachytávání, indexace a archivace dokumentů
  • Podpora mobilních zařízení

Mám zájem

canon-therefore-veliki-baner

Řešení Therefore™ od Canonu rychle zlepší efektivitu se snadno implementovatelným systémem správy dokumentů, kde každý dostane okamžitý a zabezpečený přístup ke všem informacím, které potřebuje.

Co je to vlastně správa dokumentů?

Lidé v zaměstnání potřebují přístup k informacím. Potřebují importovat a integrovat. Potřebují sdílet a porovnávat. Potřebují ukládat a vyhledávat. Potřebují distribuovat a tisknout. To vše potřebují v elektronické podobě a potřebují to nyní. Řešení Therefore™ pro dokumenty umožňují uživatelům zpracovávat dokumenty efektivně, úsporně a bezpečně v rámci svého oddělení či organizace. To znamená, že mají přístup k informacím, které mohou využívat, pokud je potřebují k plnění obchodních cílů.

Proč si vybrat Therefore?

Efektivita

Žádné hory dokumentů, které se vymykají kontrole. Žádné chybějící či mylné informace. Žádné odesílání nesprávným adresátům. Pouze rychlý a efektivní tok dokumentů, který vaší společnosti poskytne konkurenční výhodu získanou vylepšenými službami zákazníkům.

Úspornost

Jestliže vytvoříte spojení mezi lidmi a informacemi, které potřebují, řešení Therefore™ pro dokumenty zrychlí obchodní cykly a vytvoří podmínky pro rychlou návratnost investice. Zároveň se dokáží rozšiřovat současně s nárůstem vašeho podniku, takže ušetříte za nákladné náhradní systémy. Více elektronicky zpracovávaných dokumentů také znamená menší objemy tisku a nižší výstupní náklady. Vyšší efektivita také umožňuje přesun zdrojů potřebných pro administrativní úkony na hlavní předmět obchodu.

Zabezpečení

V dnešním světě, kde četnost podvodů neustále roste, je zabezpečené používání informací naprostou nezbytností. Řešení Therefore™ pro dokumenty vám umožňují dodržovat právní a oborová nařízení a zároveň uchovávat data v bezpečí díky omezenému přístupu pouze pro autorizované osoby. Informace tedy mohou proudit organizací zcela volně, ale zároveň jsou v naprostém bezpečí.

THEREFORE™

Jednoduchá evidence ve stylu Therefore™: Therefore™ vám umožňuje strukturovat všechny vaše informace, které jsou důležité pro podnikání. S Therefore™ můžete vyhledávat, prohlížet, seskupovat a distribuovat dokumenty dle definovaných pracovních procesů; můžete také okamžitě skenovat a vytěžovat obchodní dokumenty. Therefore™ se snadno používá, co znamená, že personálu stačí minimální zaškolení a výsledkem je mnohem efektivnejší způsob práce.
Elektronicky archivujte všechny typy informací: Therefore™ si umí poradit s dokumenty různých formátů přicházejících z různých zdrojů.
Rozhraní na podnikové systémy (ERP)/ archivace E-mailů: Therefore™ nabízí konektory pro propojení s podnikovými systémy MS Navision, SAP a dalšími. Bezpečná archivace mailů je možná jak pro Microsoft Exchange, tak i pro Lotus Notes.
Shoda s požadavky: Aby vaše organizace splnila směrnice o shodě dokumentů, server Therefore™ automaticky na každý dokument aplikuje digitální podpis.
Vhodné pro vaši organizaci: Therefore™ je široce škálovatelný produkt a umí se tak přizpůsobit charakteru vaší činnosti a velikosti vaší organizace i při jejím dalším růstu. Řešení vyniká rychlou implementací a uživatelskou i administrativní přívětivostí.

 

 

Škálovatelnost systému: Systém Therefore™ je dostupný ve třech verzích: Personal Edition, Workgroup Edition a Business Edition.   Každá z těchto verzí využívá stejné škálovatelné softwarové jádro a zákazníkům nabízí možnost přímého upgradu z verze Personal Edition nebo Workgroup Edition na verzi Business Edition.  V případě systému Therefore™ jsou systémy základní úrovně i celopodniková nasazení založena na témže softwaru, čímž zaručují maximální škálovatelnost.
Personal Edition: Jedná se o verzi pro jednoho uživatele, neboli samostatné archivační řešení. Umožňuje skenování papírových dokumentů a import souborů aplikace Microsoft® Office a běžných souborů. Mezi typické uživatele by mohla patřit armáda či policie, jejichž zaměstnanci potřebují skenovat citlivé dokumenty v samostatných systémech nepřipojených k žádné síti.
Workgroup Edition: Therefore™ Workgroup Edition je k dispozici pro 5 či 10 uživatelů a zahrnuje přístup na web a licenci pro připojení k jednomu skeneru (další lze přidávat podle potřeby). Toto řešení je obzvláště vhodné pro oddělení v rámci větší organizace. Umožňuje skenování papírových dokumentů a import všech souborů aplikace Microsoft® Office a stolních souborů. Dokumenty je možné archivovat na všechny běžné typy elektronických úložných médií.Každý podnik, který potřebuje rychle a bezpečně vytvářet záznamy, uchovávat a vyhledávat informace či okamžitě „od stolu“ vytvářet dokumenty v papírové podobě, může využít Therefore™ Workgroup Edition.
Business Edition: Tato verze je určena pro malé, střední i velké organizace, jejichž zaměstnanci musejí mít možnost vytvářet dokumenty v papírové podobě „od stolu“, a které potřebují zlepšit efektivitu svých procesů vytvořením flexibilních toků informací, umožňujících pohyb dokumentů v rámci podniku.Nabízí neomezenou podporu I pro rozsáhlý decentralizovaný systém. S touto verzí lze používat veškeré typy médií RAID a NAS, dále je možné snímání a rozpoznání čárových kódů, integrace pracovních procesů, zpracování COLD souborů tiskové fronty a přístup na web.Therefore™ Business Edition podporuje mnoho různých databázových serverů a umožňuje také sdílet data z mnoha softwarových řešení třetích stran. Typickou možností integrace je použití systému Therefore™ jako úložiště pro naskenované obrázky dokumentů, které jsou propojeny s údaji o finančních transakcích vedených v různých prodejních či fakturačních softwarech.

ŠKÁLOVATELNOST SYSTÉMU THEREFORE™

KOMPONENTY SYSTÉMU THEREFORE™

Aplikace Therefore™ Navigator: Aplikace Therefore™ Navigator umožňuje vyhledávat, získávat, seskupovat a třídit dokumenty uložené v tomto softwaru. Také spravuje úkony pracovních procesů. Aplikace Navigator je výchozím bodem pro spuštění aplikace Therefore™ Viewer.
Prohlížeč dokumentů Viewer: Aplikace Therefore™ Viewer zobrazuje, otáčí, opatřuje poznámkami a tiskne dokumenty uložené v systému Therefore™. Aplikace Viewer navíc umožňuje vytvořit nové verze dokumentů, upravit indexová pole a zobrazit předchozí verze. Dokumenty přidružené k aplikacím v počítači lze otevřít v nativní aplikaci. V aplikaci Viewer je také možné zobrazit dokumenty vytvořené ve více než 250 formátech souborů, a to i tehdy, pokud aplikace, v nichž byly vytvořeny, není na příslušném počítači nainstalována. Představte si, že obdržíte výkres aplikace AutoCAD, který můžete otevřít, aniž byste měli aplikaci na svém počítači nainstalovanou.
Záznam dokumentů: Aplikace Therefore™ Capture Client se používá při skenování dokumentů a jejich ukládání do systému Therefore™. Aplikace Capture Client se obvykle používá spolu se skenerem dokumentů, ačkoli je možné používat ji i při importu dokumentů z pevného disku nebo při klasifikaci a indexaci dokumentů, které již v systému Therefore™ uloženy jsou. Podporuje rozpoznávání čárových kódů i OCR a lze ji používat pro indexaci dokumentů a dělení dávek.
Aplikace Web Access: Aplikace Therefore™ Web Access využívá webový prohlížeč (obvykle aplikaci Microsoft® Internet Explorer®) pro vyhledávání a zobrazení dokumentů uložených v systému Therefore™ pro správu dokumentů.Možnost skenovat dokumenty do systému Therefore™ nebo být součástí pracovních procesů prostřednictvím webu ocení především malé společnosti nebo i lidé pracující z domova. Pomocí uživatelského jména a hesla přes zabezpečenou linku mohou uživatelé využívat všech výhod, které funkce systému Therefore™ poskytují, a to odkudkoli, kde je přístup k síti Internet. Webový klient systému Therefore™ toto umožňuje, aniž by bylo nutné mít na příslušném počítači nainstalovaný software Therefore™. Využití je podobné jako v případě aplikací Therefore™ Navigator a Viewer. Veškeré výhody proto můžete využívat kdekoli a kdykoli. Webový klient systému Therefore™ zajišťuje zabezpečení datové komunikace v síti Internet podporou bezpečné komunikace prostřednictvím protokolu SSL.

FUNKCE SYSTÉMU THEREFORE™

Pracovní procesy: Když nějaký papírový dokument putuje po kanceláři, kdo rozhoduje o tom, kterou cestou jej poslat, jak dlouho to potrvá a které úkony jsou provedeny? Často je obtížné zjistit, kde se původní dokument právě nachází a co se stane, když se někde cestou pozdrží. Aplikace Therefore™ Integrated Workflow vám poskytují kontrolu nad všemi těmito proměnnými a umožňují optimalizovat pracovní procesy.Tím ušetříte nejen čas a peníze, ale také zvýšíte míru zabezpečení a průhlednost procesu. Therefore™ Business Edition zahrnuje funkci pro správu pracovních procesů a vizuální plánovač s ovládáním pomocí přetažení pro snadné nastavení a úpravy.
Uchovávání dat: Jedním z hlavních důvodů pro změnu v oblasti správy dokumentů je vyhovět zákonným požadavkům a potřebě přizpůsobit rozsáhlé zásady uchovávání dat v organizacích. Nesprávná likvidace dokumentů může být sankcionována v občanskoprávních i trestních případech. Na druhou stranu zákony na ochranu dat stanovují, že některé osobní údaje musí být po použití zničeny. Systém Therefore™ umožňuje dokumenty trvale odstranit po určité době uchování a zároveň dovoluje ze serveru vymazat starší verze dokumentů.
Zabezpečení - řízení přístupu: Přístup do systému Therefore™ i k dokumentům je zcela řízen třemi různými úrovněmi zabezpečení.1. Hlavní přístup k řešení je přes systém Microsoft® Windows Active Directory. Řídí přístup uživatelů k dokumentům a úložištím bez použití druhého uživatelského jména a hesla. Také zjednodušuje úkony službám IT, neboť práva lze přiřadit jednotlivcům či skupinám uživatelů.2. Funkce zabezpečení systému Therefore™ umožňuje odebrat možnosti specifickým skupinám uživatelů. Toho se obvykle používá, chcete-li zabránit vkládání poznámek do dokumentů nebo jejich tisku.3. Server Rights je integrovaná možnost, umožňující použití externí databáze uživatelů a objektů. Jeho hlavní použití představuje povolení různých úrovní přístupu v rámci skupiny. Tento systém nejprve využije tabulky služby Active Directory a poté administrátorovi udělí přístup ke konkrétnímu souboru či dokumentu, který by běžně nebyl povolen.
Digitální podpisy: Obsah dokumentu a jeho původ lze garantovat jen úložištěm, které je opatřeno ochranou proti padělání. Digitální podpis, přítomný v každém dokumentu na serveru Therefore™, zabezpečuje autenticitu všech informací. Během vyhledávání každého dokumentu ověří server systému Therefore™ podpis a zkontroluje, zda uživatel dostává platné informace.
Archivace e-mailů: Se systémem Therefore™ lze všechna tištěná média, elektronické dokumenty a e-maily související s konkrétní zakázkou či projektem uložit a archivovat ve strukturovaném formátu. To znamená, že je veškerá e-mailová korespondence přístupná pro přístup a čtení spolu s dokumenty a související komunikací všech témat. Tato funkce je obzvláště užitečná, neboť uložený dokument často nestačí k pochopení všech stránek určité problematiky. Chybějící článek poskytne až veškerá související korespondence.Koncoví uživatelé nezaznamenají žádné změny v uživatelském rozhraní aplikace Outlook®, ale zato jim nikdy nedojde místo pro ukládání.

INTEGRACE SYSTÉMU THEREFORE™

Integrace s multifunkčními tiskárnami: Systém Therefore™ nabízí možnost bezproblémové integrace s multifunkčními tiskárnami Canon.Aplikace pro multifunkční tiskárny systému Therefore™ je založena na platformě MEAP, která integruje iR zařízení Canon přímo se systémem Therefore™. Zatímco uživatelé skenují dokumenty pomocí příslušného zařízení, dokumenty se ukládají přímo do systému Therefore™ spolu s veškerými potřebnými daty indexu. Jejich klasifikace, indexace a ukládání se může objevit přímo na displeji multifunkční tiskárny – není ani nutné zapínat počítač!
Integrace se službou eCopy™ ShareScan®: Uživatelé služby eCopy™ mohou využít konektoru systému Therefore™ pro službu eCopy™ ShareScan®, který umožňuje ukládání dokumentů přímo z multifunkční tiskárny do systému Therefore™. Služba eCopy™ také nabízí možnost odesílat dokumenty do více cílů.  Díky integraci se službou eCopy™ Desktop™ je možné vkládat poznámky do dokumentů a ukládat je do systému Therefore™ stisknutím tlačítka Uložit do systému Therefore™.
Integrace se softwarem třetích stran: Systém Therefore™ lze integrovat s hlavními rámci systémů SAP® R/3®, Microsoft® Dynamics NAV®, Microsoft SharePoint a COLD.
Bezproblémová integrace s aplikací Microsoft Dynamics NAV: Konektor systému Therefore™ pro aplikaci Microsoft Dynamics NAV uživatelům poskytuje možnost bezproblémové interakce mezi systémem Therefore a aplikací Microsoft® Dynamics NAV®. Systém Therefore™ spolu s aplikací Microsoft® Dynamics NAV® uživatelům umožňuje zobrazit náhled celého toku dokumentů v reálném čase v rámci organizace, a to včetně snadného přístupu k veškerým datům a vytvořeným dokumentům.Jde o kompletní přizpůsobitelné řešení pro obchodní správu, s nímž ušetříte čas i peníze. Při používání aplikace Microsoft® Dynamics NAV® mohou uživatelé:• skenovat dokumenty,• importovat dokumenty,• provádět automatickou indexaci dokumentů v systému Therefore™ z polí v aplikaci Microsoft® Dynamics NAV®,• vyhledávat dokumenty,• tisknout dokumenty,• distribuovat dokumenty a• zobrazovat dokumenty.
Bezproblémová integrace se službou Microsoft® SharePoint® 2007: Zákazníci využívající službu SharePoint získají výhody bezproblémové integrace se systémem Therefore™, čímž zlepší získávání a správu informací uvedených v papírových dokumentech zásadních pro jejich společnost. Systém Therefore™ se nachází pod službou SharePoint a formalizuje indexaci a ukládání dokumentů. Díky tomu zákazníci i nadále využívají uživatelské rozhraní a funkce služby SharePoint, ale zároveň mají navíc výhody spojené s efektivním získáváním, ukládáním a integrací poskytovanou systémem Therefore™. Ten také snižuje velikost databáze SharePoint, která může fungovat maximální rychlostí bez ohledu na objem dat.
Systém Therefore™ COLD: Procesy Therefore™ COLD tisknou seznamy a zařazují soubory (text ASCII, binární, XML a PDF) rychle a automaticky ze systémů sálových počítačů či generátorů protokolů.
Rozhraní Therefore™ API: Rozhraní Therefore™ API umožňuje integraci se softwarem třetích stran díky sadě SDK systému Therefore™.
Integrace systémů SAP®: Systém ThereforeTM poskytuje centrální správu všem informacím a zároveň propojuje procesy SAP® s příslušnými dokumenty. Příchozí papírové dokumenty i elektronické dokumenty lze ukládat do systému ThereforeTM, a to přímo z uživatelského rozhraní systému SAP®. Veškeré aplikace systému ThereforeTM podporují všechny funkce čárových kódů systému SAP® a jsou zcela začleněny do jeho úložných scénářů. Systém ThereforeTM dokáže zachytit indexy dokumentů přímo z procesů systému SAP®.Dokumentům, jako jsou například uživatelské výstupní soubory či tiskové položky, zařadí systém ThereforeTM automaticky do úložiště. Kompletní integrací se myslí, že všechny dokumenty uložené v systému ThereforeTM lze vyhledat a zobrazit přímo z aplikací SAP®. Dokumenty je možné zobrazit v aplikacích systému ThereforeTM či interních prohlížečích systému SAP®.